Aufbewahrungsfristen im Verein: Was ihr wie lange aufheben müsst
Kurz gesagt
Vereine bewahren Buchungsbelege 8 Jahre auf, Bücher, Kassenbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre und Geschäftsbriefe 6 Jahre (§ 147 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Satzung und Protokolle hebt ihr dauerhaft auf, Daten ausgetretener Mitglieder löscht ihr, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.
- Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge: 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, seit 1. Januar 2025, vorher 10 Jahre).
- Bücher, Kassenbücher, Jahresabschlüsse und Inventare: 10 Jahre.
- Empfangene und versandte Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich wichtige Unterlagen: 6 Jahre.
- Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).
- Ab dem 1. Januar 2027 dürft ihr Buchungsbelege aus 2018 und früher vernichten, wenn keine Prüfung oder offene Steuerfestsetzung entgegensteht.
- Für Satzung und Protokolle gibt es keine gesetzliche Frist. Empfehlenswert ist, sie dauerhaft aufzubewahren.
Vereine müssen Buchungsbelege 8 Jahre aufbewahren, Bücher, Kassenbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre und Geschäftsbriefe 6 Jahre (§ 147 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Satzung und Protokolle hebt ihr am besten dauerhaft auf, Mitgliederdaten löscht ihr nach der DSGVO, sobald ihr sie nicht mehr braucht.
Warum die Fristen auch für euren Verein gelten
Gemeinnützige Vereine müssen ihre Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß aufzeichnen (§ 63 Abs. 3 AO). Für diese Aufzeichnungen gelten die Aufbewahrungsfristen der Abgabenordnung (§ 147 AO).
Das Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) gilt nur für Kaufleute, also für die wenigsten Vereine. Seit 2025 nennen HGB und AO aber dieselben Fristen.
Die Fristen im Überblick
| Unterlage | Beispiele im Verein | Frist |
|---|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen | Kassenbuch, Buchungsjournal, Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung | 10 Jahre |
| Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanz | Jahresrechnung, Vermögensverzeichnis | 10 Jahre |
| Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zur Buchführung | Kontenplan, Verfahrensbeschreibung | 10 Jahre |
| Buchungsbelege | Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Belege zu Auslagen | 8 Jahre |
| Empfangene Geschäftsbriefe | Angebote, Auftragsbestätigungen, Schreiben von Vertragspartnern | 6 Jahre |
| Kopien versandter Geschäftsbriefe | eigene Angebote, Mahnungen | 6 Jahre |
| Sonstige steuerlich wichtige Unterlagen | Unterlagen, die das Finanzamt zur Prüfung braucht | 6 Jahre |
Seid ihr umsatzsteuerpflichtig, gilt für Rechnungen auch das Umsatzsteuergesetz (§ 14b UStG). Die Frist dort beträgt seit 2025 ebenfalls 8 Jahre.
Neu seit 2025: 8 statt 10 Jahre für Buchungsbelege
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Bücher, Kassenbücher und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren.
Die Übergangsregel
Die 8 Jahre gelten für alle Unterlagen, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Damit profitieren auch ältere Belege. Ausgenommen sind nur Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute.
Belege aus 2016 durftet ihr deshalb schon 2025 vernichten. Belege aus 2017 dürft ihr seit dem 1. Januar 2026 vernichten.
Wann die Frist beginnt
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Maßgeblich ist zum Beispiel:
- bei Belegen das Jahr, in dem der Beleg entstanden ist,
- bei Büchern das Jahr der letzten Eintragung,
- beim Jahresabschluss das Jahr, in dem er aufgestellt wurde,
- bei Briefen das Jahr, in dem ihr sie erhalten oder abgeschickt habt.
Beispiel: Eine Rechnung vom 3. März 2026 bewahrt ihr bis zum 31. Dezember 2034 auf. Die Frist beginnt am 1. Januar 2027 und läuft 8 volle Jahre.
Beispiel Jahresabschluss: Den Abschluss für 2025 stellt ihr im Frühjahr 2026 auf. Die 10 Jahre beginnen dann mit Ablauf des Jahres 2026.
Was ihr ab dem 1. Januar 2027 vernichten dürft
| Unterlage | Frist | Vernichten ab 1.1.2027 |
|---|---|---|
| Buchungsbelege | 8 Jahre | entstanden 2018 oder früher |
| Kassenbücher und Journale | 10 Jahre | letzte Eintragung 2016 oder früher |
| Jahresabschlüsse | 10 Jahre | aufgestellt 2016 oder früher |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre | erhalten oder versandt 2020 oder früher |
Achtung: Wann die Frist nicht abläuft
Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 AO). Das betrifft zum Beispiel:
- eine laufende Prüfung durch das Finanzamt,
- einen offenen Einspruch,
- einen vorläufigen Steuerbescheid,
- eine verspätet abgegebene Steuererklärung.
Fragt im Zweifel eure Steuerberatung, bevor ihr ganze Jahrgänge vernichtet.
Spendenquittungen: das Doppel aufbewahren
Stellt ihr Zuwendungsbestätigungen aus, müsst ihr ein Doppel aufbewahren (§ 50 Abs. 7 EStDV). Außerdem müsst ihr aufzeichnen, wie die Spende eingegangen ist und wofür ihr sie verwendet habt. Bei Sachspenden gehören auch die Unterlagen zum angesetzten Wert dazu.
Eine eigene Frist nennt die Vorschrift nicht. Bewahrt die Doppel mindestens so lange auf wie Buchungsbelege, also 8 Jahre. Übermittelt ihr Zuwendungsbestätigungen elektronisch an das Finanzamt, entfällt die Pflicht zum Doppel.
Gemeinnützigkeit: Bescheide dauerhaft aufheben
Freistellungsbescheide, Feststellungsbescheide nach § 60a AO und die Körperschaftsteuerbescheide mit Anlagen belegen eure Gemeinnützigkeit. Ihr braucht sie unter anderem für Spendenquittungen und Förderanträge. Eine gesetzliche Höchstfrist gibt es nicht. Empfehlenswert ist, alle Bescheide dauerhaft im Vereinsarchiv zu behalten.
Satzung, Protokolle und Registerunterlagen
Für diese Unterlagen schreibt kein Gesetz eine Frist vor. Sie belegen aber, wie euer Verein entstanden ist und wer wann gewählt wurde. Bewahrt deshalb dauerhaft auf:
- Gründungsprotokoll und alle Fassungen der Satzung,
- Protokolle der Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen,
- Anmeldungen zum Vereinsregister und Registerauszüge,
- Ordnungen wie Beitrags-, Finanz- oder Datenschutzordnung.
Mitgliederdaten: löschen statt horten
Für Mitgliederdaten gilt die DSGVO. Ihr dürft personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie ihr sie für den jeweiligen Zweck braucht. Danach müsst ihr sie löschen.
Trennt deshalb nach Zwecken:
- Mitgliederverwaltung: Adresse, Telefon, E-Mail. Nach dem Austritt löschen, sobald ihr sie nicht mehr braucht. Die Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg nennt als Beispiel 2 Jahre nach Ende der Mitgliedschaft.
- Beitragsbuchungen: Sie sind Teil der Buchhaltung und unterliegen den steuerlichen Fristen. Diese Daten bleiben erhalten, bis die Frist abgelaufen ist.
- Einwilligungen, etwa für Fotos: Bei Widerruf löscht ihr die Daten unverzüglich.
Legt eure Löschfristen schriftlich fest, zum Beispiel in eurer Datenschutzinformation. Dann wisst ihr bei jedem Austritt, was zu tun ist.
Digital oder auf Papier?
Fast alle Unterlagen dürft ihr digital aufbewahren. Ausnahmen sind Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz. Wichtig ist:
- Die Dateien müssen während der ganzen Frist lesbar bleiben.
- Empfangene Briefe und Buchungsbelege müssen bildlich mit dem Original übereinstimmen.
- Elektronisch eingegangene Unterlagen bewahrt ihr elektronisch auf. Ein Ausdruck allein reicht nicht.
- Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Belege dürfen nicht unbemerkt überschrieben werden.
In Eulenwart bekommt jede Buchung eine Belegnummer. Storno statt Löschen und eine tägliche Sicherung sorgen dafür, dass die Buchhaltung nachvollziehbar bleibt.
Vor dem Vernichten: kurze Checkliste
- Frist berechnen: Entstehungsjahr plus Frist, Ende jeweils am 31. Dezember.
- Prüfen, ob eine Betriebsprüfung, ein Einspruch oder ein vorläufiger Bescheid offen ist.
- Personenbezogene Unterlagen datenschutzgerecht vernichten, zum Beispiel mit einem Aktenvernichter oder einem Entsorgungsdienstleister.
- Im Protokoll festhalten, welche Jahrgänge ihr wann vernichtet habt.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Wie lange muss ein Verein Belege aufbewahren?
Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge 8 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist. Kassenbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre.
Gilt die 8-Jahres-Frist auch für alte Belege?
Ja. Die kürzere Frist gilt für alle Unterlagen, deren alte 10-Jahres-Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Ausgenommen sind nur Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute.
Wie lange muss ein Verein Protokolle der Mitgliederversammlung aufbewahren?
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Protokolle belegen Satzungsänderungen, Wahlen und Beschlüsse über Jahrzehnte, deshalb solltet ihr sie dauerhaft aufbewahren.
Wie lange muss ein Verein das Doppel einer Spendenquittung aufbewahren?
§ 50 Abs. 7 EStDV verlangt das Doppel, nennt aber keine eigene Frist. Bewahrt es mindestens so lange auf wie Buchungsbelege, also 8 Jahre. Bei elektronischer Übermittlung an das Finanzamt entfällt die Pflicht zum Doppel.
Wann muss ein Verein Daten ausgetretener Mitglieder löschen?
Sobald ihr sie für die Mitgliederverwaltung nicht mehr braucht. Die Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg nennt als Beispiel 2 Jahre nach Ende der Mitgliedschaft. Beitragsbuchungen bleiben wegen der steuerlichen Fristen länger erhalten.
Quellen
- Abgabenordnung § 147: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- Einführungsgesetz zur Abgabenordnung, Art. 97 § 19a: Übergangsregel zu Aufbewahrungsfristen
- Handelsgesetzbuch § 257: Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
- IHK Frankfurt am Main: Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
- Einkommensteuer-Durchführungsverordnung § 50: Zuwendungsbestätigung
- LfDI Baden-Württemberg: Datenschutz im Verein nach der DS-GVO, Praxisratgeber
Stand der Angaben: 24. Oktober 2026. Gesetze und Beträge ändern sich – im Einzelfall Steuerberatung oder Rechtsberatung einholen.
