Anleitungen

Erklärvideos für euren Vereinsalltag

Kurz, konkret und im Demoverein gezeigt – damit jede und jeder im Vorstand sofort loslegen kann. Weitere Videos kommen laufend dazu.

Einstieg · Für den ganzen Vorstand
Eulenwart in 100 Sekunden

Eingangskorb, Rechnungsfreigaben, Finanzen und KI-Assistent – der schnelle Überblick im Demoverein.

Mehr dazu im Ratgeber: KI im Verein

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Hallo! Ich zeige euch kurz, wie Eulenwart eure Vereinsarbeit leichter macht. Mitglieder, Dokumente, Rechnungen und Vorstandsarbeit – alles an einem Ort. Ihr kennt das: Wo ist eigentlich der Mietvertrag fürs Vereinsheim? Und die Unterlagen liegen noch im privaten Postfach der alten Kassiererin. Mit jedem Vorstandswechsel geht Wissen verloren. Mit Eulenwart zieht ihr neue Dokumente einfach in den Eingangskorb – oder fotografiert sie mit dem Handy ab. Die Eule erkennt, worum es geht, und schlägt Ordner, Zugriffsrechte und Fristen vor. Abgelegt wird erst, wenn ihr bestätigt. Rechnungen laufen nach dem Vier-Augen-Prinzip. Ihr seht sofort, wessen Freigabe noch fehlt. Eure bisherige Mitgliederliste übernehmt ihr als CSV-Datei, zum Beispiel aus Excel. Und unter Finanzen seht ihr auf einen Blick, wie viel Budget noch übrig ist – auch bei euren Förderungen. Das Besondere: Ihr könnt euren Verein einfach fragen. Wie viele Mitglieder haben wir? Wo liegt der Vertrag mit der Druckerei? Die Antwort kommt in Sekunden – immer mit Quelle. Mitglieder bekommen einen eigenen Zugang und sehen nur, was ihr freigebt. Eure Daten liegen auf Servern in Deutschland, mit Zwei-Faktor-Anmeldung und täglichen Backups. Und mit euren Daten wird keine KI trainiert. Alle Funktionen gibt es in jedem Tarif – fair nach Mitgliederzahl, ab zwölf Euro im Monat. Testet Eulenwart vierzehn Tage kostenlos. Der Test endet von selbst – ohne Abo-Falle. Ich freu mich auf euch!
Einstieg · Für den ganzen Vorstand
Umstieg in wenigen Minuten

Mitgliederliste aus dem alten Programm oder aus Excel exportieren, hochladen, fertig – mit Bankdaten und SEPA-Mandaten.

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Hallo! Ich zeige euch, wie ihr in wenigen Minuten von eurem bisherigen Programm zu Eulenwart umzieht. Exportiert zuerst eure Mitgliederliste als CSV-Datei. Das kann fast jede Vereinssoftware – und natürlich auch Excel. In Eulenwart geht ihr auf Mitglieder, klickt auf Import und ladet die Datei hoch. Die Eule erkennt die Spalten von selbst: Namen, Adressen, Eintrittsdatum, Beitrag, Status und Gruppe. Auch Bankdaten und SEPA-Mandate kommen mit. Eine ungültige IBAN übernimmt die Eule nicht, sondern weist euch darauf hin. Danach steht eure komplette Mitgliederliste bereit – mit Filtern nach Status und dem Beitrag pro Jahr. Einzelne Angaben ändert ihr mit dem Stift. Eure Vorstandskollegen ladet ihr mit eigenem Zugang und passenden Rechten ein. Alte Unterlagen zieht ihr einfach in den Eingangskorb – die Eule sortiert sie in die richtigen Ordner. Der Umstieg ist geschafft. Probiert es 14 Tage kostenlos aus!
Ablage · Für den ganzen Vorstand
Der Eingangskorb, der mitdenkt

Dokumente hineinziehen, Vorschlag der KI bestätigen, Rechnungen im Vier-Augen-Prinzip freigeben – und alles wiederfinden.

Mehr dazu im Ratgeber: Aufbewahrungsfristen im Verein

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Hallo! Ich zeige euch den Eingangskorb von Eulenwart – den Briefkasten für euren Verein, der mitdenkt. Rechnungen, Verträge oder Protokolle zieht ihr einfach hinein. Unterwegs fotografiert ihr sie direkt mit dem Handy. Die Eule liest das Dokument und schlägt Titel, Ordner, Schlagworte und Fristen vor. Ihr prüft kurz und bestätigt mit einem Klick. Ist es eine Rechnung, stehen Absender, Betrag und Fälligkeit schon drin. Mit dem Häkchen startet die Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip. Zwei aus dem Vorstand geben frei, die Kasse überweist und markiert die Rechnung als bezahlt. Die Ausgabe steht dann automatisch in den Finanzen. In der Ablage hat jeder Ordner seine Stufe: nur Vorstand, Finanzen oder alle Mitglieder. So sieht jeder nur, was er sehen darf. Später findet ihr alles wieder – mit der Volltextsuche, oder ihr fragt einfach den KI-Assistenten, zum Beispiel nach einer Kündigungsfrist. Und wichtige Fristen zeigt euch die Eule auf der Startseite – rechtzeitig, bevor sich ein Vertrag still verlängert. Schluss mit Papierstapeln – mit Eulenwart. Viel Erfolg!
Kasse · Für alle in der Kasse
Beiträge per Lastschrift einziehen

Einrichten, Einzug vorbereiten, Mitglieder benachrichtigen, Datei ins Online-Banking laden – Schritt für Schritt.

Mehr dazu im Ratgeber: SEPA-Lastschrift im Verein

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Hallo! Ich zeige euch, wie ihr mit Eulenwart die Mitgliedsbeiträge per Lastschrift einzieht – Schritt für Schritt. Einmal vorab richtet ihr unter „Kasse – Beiträge & Lastschrift“ das Vereinskonto ein: IBAN, Gläubiger-ID, Einzugstag und Verwendungszweck. Bei jedem Mitglied hinterlegt ihr Zahlart, IBAN und Mandat. Am einfachsten per Import aus eurem bisherigen Programm. Dann klickt ihr auf „Neuer Einzug“ und wählt das Datum. Die Eule zeigt, wer eingezogen wird und wo noch etwas fehlt. Abgebucht wird noch nichts. Schritt 1: die Vorabankündigung. Ein Klick, und alle bekommen per E-Mail Betrag, Datum und Mandatsreferenz. Schritt 2: Ihr ladet die Lastschrift-Datei herunter und importiert sie im Online-Banking als Sammellastschrift. Summe prüfen, mit TAN freigeben. Schritt 3: Zurück in Eulenwart klickt ihr auf „Bei der Bank eingereicht“. Damit gelten die Beiträge als eingezogen. In der Übersicht seht ihr jederzeit, wer bezahlt hat und wer offen ist. Überweisungen und Rücklastschriften tragt ihr mit einem Klick nach. So einfach geht der Beitragseinzug mit Eulenwart. Viel Erfolg!
Kasse · Für alle in der Kasse
Finanzen für den Steuerberater

Einnahmen und Ausgaben mit Beleg buchen, Storno statt Löschen, die Freigrenze für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb im Blick – und alles als CSV oder DATEV für den Steuerberater.

Mehr dazu im Ratgeber: Die vier Sphären und die 50.000-€-Grenze

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Hallo! Ich zeige euch, wie ihr mit Eulenwart eure Finanzen so führt, dass der Steuerberater alles bekommt, was er braucht. Unter „Finanzen & Budget“ bucht ihr jede Einnahme und Ausgabe: Datum, Betrag, wofür – und den Beleg als PDF oder Handyfoto gleich dazu. Jede Buchung bekommt automatisch eine fortlaufende Belegnummer. Dazu wählt ihr den steuerlichen Bereich, zum Beispiel ideell oder Zweckbetrieb. Beiträge aus der Lastschrift und bezahlte Rechnungen bucht die Eule automatisch mit. Nichts müsst ihr doppelt eintragen. Euch ist ein Fehler passiert? Gelöscht wird nichts. Ihr storniert die Buchung mit kurzer Begründung und bucht richtig neu – so, wie es das Finanzamt verlangt. Die Leiste oben zeigt eure Einnahmen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb – und warnt, bevor die Grenze von 50.000 Euro erreicht ist. Am Jahresende öffnet ihr den Steuerberater-Export, wählt das Jahr und ladet das Paket herunter – als CSV-Datei oder im DATEV-Format. Darin stecken alle Buchungen, alle Belege nach Nummer und eine Übersicht nach steuerlichen Bereichen. Fehlende Belege zeigt die Eule euch vorher an. So einfach wird die Steuer mit Eulenwart. Viel Erfolg!
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