Spendenquittung im Verein: Zuwendungsbestätigung richtig ausstellen

Eine Spendenquittung heißt im Steuerrecht Zuwendungsbestätigung. Euer Verein darf sie nur nach amtlichem Muster ausstellen und nur, solange euer Freistellungsbescheid höchstens fünf Jahre alt ist. Bis 300 Euro je Spende genügt Spendern sogar der Kontoauszug plus ein einfacher Beleg von euch.

Wer darf Spendenquittungen ausstellen?

Ausstellen dürfen steuerbegünstigte Vereine, die vom Finanzamt als gemeinnützig, mildtätig oder kirchlich anerkannt sind. Entscheidend ist das Alter eures Bescheids (§ 63 Abs. 5 AO):

Bescheid	Darf höchstens zurückliegen
Freistellungsbescheid oder Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid	5 Jahre
Feststellung der satzungsmäßigen Voraussetzungen nach § 60a AO (für neue Vereine, solange es noch keinen Freistellungsbescheid gibt)	3 Kalenderjahre

Die Frist wird taggenau berechnet. Ist sie abgelaufen, sind eure Bestätigungen kein gültiger Nachweis mehr. Reicht deshalb eure Steuererklärung rechtzeitig ein, damit ein neuer Bescheid kommt.

Das amtliche Muster: Was erlaubt ist und was nicht

Das Bundesfinanzministerium hat verbindliche Muster veröffentlicht (BMF-Schreiben vom 7.11.2013, § 50 Abs. 1 EStDV). Ausfüllbare Fassungen gibt es im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung. Ihr dürft die Bestätigung selbst gestalten, aber nur in engen Grenzen.

Erlaubt:

• Vereinslogo, Emblem oder Wasserzeichen
• Rahmen, Ankreuzkästchen und ein Anschriftenfeld für den Spender
• fortlaufende Kennnummern
• Dank und Werbung für eure Ziele, aber nur auf der Rückseite

Nicht erlaubt:

• Pflichttexte umformulieren oder umstellen
• mehr als eine DIN-A4-Seite für die Bestätigung selbst
• den Hinweis zur Haftung oder zur steuerlichen Anerkennung weglassen

Ihr übernehmt nur die Angaben, die im Einzelfall passen. Typische Pflichtangaben sind:

• Name und Anschrift des Spenders
• Betrag in Ziffern und Buchstaben, Leerräume entwertet (z. B. mit „X“)
• Tag der Zuwendung
• ob es um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen geht (ja oder nein ankreuzen)
• Finanzamt, Steuernummer, Datum und Zeitraum eures Freistellungs- oder Feststellungsbescheids
• der steuerbegünstigte Zweck und die Bestätigung, dass die Zuwendung nur dafür verwendet wird
• Ort, Datum und Unterschrift

Spende oder Mitgliedsbeitrag?

Eine Spende ist freiwillig und ohne Gegenleistung. Eintrittsgelder, Lose oder Startgebühren sind keine Spenden. Auch eine „Beitrittsspende“, die faktisch Voraussetzung für die Aufnahme ist, gilt als Gegenleistung. Das hat der Bundesfinanzhof für einen Golfclub entschieden (BFH vom 2.8.2006).

Mitgliedsbeiträge sind bei vielen Vereinen gar nicht abziehbar. Nach § 10b Abs. 1 Satz 8 EStG gilt das für Vereine, die Folgendes fördern:

• den Sport (dazu zählen auch Schach und E-Sport)
• kulturelle Betätigungen, die überwiegend der Freizeitgestaltung dienen
• Heimatpflege und Heimatkunde
• die Zwecke nach § 52 Abs. 2 Satz 1 Nr. 23 AO, etwa Kleingärtnerei, Karneval oder Hundesport

Ein Sportverein darf also Spenden bestätigen, aber keine Mitgliedsbeiträge. Mitgliedsbeiträge an Vereine, die Kunst und Kultur fördern, bleiben dagegen abziehbar, selbst wenn Mitglieder Vergünstigungen bekommen.

Bis 300 Euro: der vereinfachte Nachweis

Für Spenden bis 300 Euro braucht der Spender keine förmliche Zuwendungsbestätigung (§ 50 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 Buchst. b EStDV). Ihm reichen der Kontoauszug und ein Beleg, den ihr hergestellt habt. Darauf müssen stehen:

• der steuerbegünstigte Zweck, für den die Spende verwendet wird
• die Angaben zu eurer Freistellung von der Körperschaftsteuer
• ob es sich um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag handelt

Die Grenze gilt je Zuwendung, nicht je Jahr. Legt den Beleg am besten als Download auf eure Website. Der Spender bewahrt Kontoauszug und Beleg zusammen auf.

Sammelbestätigung für regelmäßige Spender

Für mehrere Geldspenden oder Mitgliedsbeiträge eines Spenders dürft ihr eine Sammelbestätigung ausstellen, zum Beispiel einmal im Jahr. Dafür gibt es ein eigenes Muster.

• Den Gesamtbetrag schlüsselt ihr in einer Anlage in alle Einzelzuwendungen auf: Datum, Art und Betrag.
• Auf der Anlage steht der Name des Spenders oder eine fortlaufende Kennung.
• Die Zeile zum Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen müsst ihr auch hier übernehmen und ankreuzen.
• Für die enthaltenen Beträge dürft ihr keine weiteren Bestätigungen ausstellen.

Sachspenden gehören nicht in die Sammelbestätigung.

Aufwandsspende: Verzicht auf Erstattung

Verzichtet jemand auf eine Erstattung, die ihm zusteht, kann das als Spende gelten (§ 10b Abs. 3 Satz 5 und 6 EStG). Typisch sind Fahrtkosten oder eine Übungsleitervergütung. Die Finanzverwaltung stellt hohe Anforderungen (BMF-Schreiben vom 25.11.2014, geändert am 24.8.2016):

• Der Anspruch muss vor der Tätigkeit durch Satzung oder Vertrag bestehen. Ein Vorstandsbeschluss reicht nur, wenn die Satzung den Vorstand dazu ermächtigt.
• Der Anspruch darf nicht unter der Bedingung stehen, dass später verzichtet wird.
• Euer Verein muss den Anspruch tatsächlich bezahlen können.
• Der Verzicht muss zeitnah erklärt werden: bei einmaligen Ansprüchen innerhalb von drei Monaten, bei regelmäßiger Tätigkeit innerhalb eines Jahres.

Auf der Bestätigung kreuzt ihr dann beim Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen „Ja“ an.

Sachspenden kurz erklärt

Für Sachspenden gibt es ein eigenes Muster. Beschreibt den Gegenstand genau, etwa mit Alter, Zustand und historischem Kaufpreis. Bei Privatvermögen gilt grundsätzlich der gemeine Wert, also der Marktwert. Kommt die Sache aus einem Betrieb, gilt der Entnahmewert plus Umsatzsteuer. Die Unterlagen zur Wertermittlung nehmt ihr zu euren Akten.

Unentgeltliche Arbeitszeit oder die kostenlose Überlassung eines Raums sind keine Sachspenden. Nutzungen und Leistungen kann man nicht bestätigen (§ 10b Abs. 3 Satz 1 EStG).

Maschinell erstellen und per E-Mail verschicken

Ohne eigenhändige Unterschrift erkennt das Finanzamt Bestätigungen an, wenn ihr das maschinelle Verfahren angezeigt habt (R 10b.1 Abs. 4 EStR). Die Anzeige ist formlos, eine Genehmigung braucht ihr nicht. Voraussetzungen sind:

• Die Bestätigungen entsprechen dem amtlichen Muster und enthalten den Hinweis auf die Anzeige beim Finanzamt.
• Die Unterschrift wird als Faksimile oder eingescannt eingedruckt.
• Nur berechtigte Personen haben Zugriff auf das Verfahren.
• Zahlungsbuchung und Bestätigung sind verknüpft, die Summen lassen sich abstimmen.
• Der Ablauf ist dokumentiert und für das Finanzamt prüfbar.

So erstellte Bestätigungen dürft ihr als schreibgeschütztes PDF per E-Mail verschicken (BMF-Schreiben vom 6.2.2017). Nach Hinweisen der Landessportbünde gilt das Verfahren nur für Geldspenden, nicht für Sach- und Aufwandsspenden.

In Eulenwart erstellt ihr Einzel- und Sammelbestätigungen nach amtlichem Muster. Das Programm prüft dabei auch, ob euer Freistellungsbescheid noch jung genug ist. Die Anzeige beim Finanzamt bleibt trotzdem eure Aufgabe.

Doppel aufbewahren

Euer Verein muss jede Zuwendung und ihre zweckentsprechende Verwendung aufzeichnen und ein Doppel jeder Bestätigung aufbewahren (§ 50 Abs. 7 EStDV). Elektronische Speicherung ist erlaubt. Das Doppel dient als Buchungsbeleg. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO).

Spender müssen ihre Bestätigung nicht mehr beim Finanzamt einreichen. Sie bewahren sie auf und legen sie nur auf Verlangen vor, und zwar bis ein Jahr nach Bekanntgabe ihres Steuerbescheids (§ 50 Abs. 8 EStDV).

Haftung: Was bei Fehlern droht

Spender dürfen auf eure Bestätigung vertrauen. Das Haftungsrisiko liegt deshalb auf eurer Seite (§ 10b Abs. 4 EStG). Gehaftet wird in zwei Fällen:

• Ausstellerhaftung: Jemand stellt vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Bestätigung aus.
• Veranlasserhaftung: Jemand sorgt dafür, dass Spenden nicht für den bestätigten Zweck verwendet werden.

Die entgangene Steuer wird pauschal mit 30 Prozent der Zuwendung angesetzt. Bei der Veranlasserhaftung wird zuerst der Verein in Anspruch genommen. Die handelnden Personen haften nachrangig, wenn beim Verein nichts zu holen ist.

Typische Fehler, die ihr vermeiden solltet:

• Mitgliedsbeiträge im Sportverein als Spende bestätigen
• Spenden mit Gegenleistung bestätigen, etwa Eintritt oder Startgeld
• mit abgelaufenem Freistellungsbescheid weiter Bestätigungen ausstellen
• Spenden im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb ausgeben, etwa für die Vereinsgaststätte
• Aufwandsspenden ohne vorher vereinbarten Erstattungsanspruch bestätigen

Hat sich 2025 oder 2026 etwas geändert?

Für inländische Vereine nicht. Grundlage sind weiterhin die Muster aus dem BMF-Schreiben vom 7.11.2013. Seit dem 1.1.2025 gilt eine Änderung in § 50 Abs. 1 EStDV. Sie betrifft ausländische Empfänger: Spenden an sie sind nur noch abziehbar, wenn sie im Zuwendungsempfängerregister eingetragen sind.

Das Steueränderungsgesetz 2025 ändert am Verfahren der Zuwendungsbestätigung nichts. Es hebt aber andere Grenzen für Vereine an, etwa die Übungsleiterpauschale.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.