Mitglieder im Griff
Stammdaten, Gruppen, Beiträge, Ein- und Austritte. Import per CSV – direkt aus Excel gespeichert – in Minuten.
Vereinsverwaltung mit KI Fragt einfach euren Verein.
Eulenwart verwaltet Mitglieder, Dokumente, Freigaben und Vorstandsarbeit – und beantwortet eure Fragen dazu. Mit Quelle. Auf Servern in Deutschland.
- Alle Funktionen in jedem Tarif
- Test endet automatisch
- Ohne Cookies
Eule Beispielverein Wie hoch ist unser durchschnittlicher Jahresbeitrag?
46,80 € pro Mitglied – berechnet aus 128 aktiven Beitragszahlenden.
Quelle: Beitragsliste 2026
Und wo liegt der Vertrag mit dem Grafikbüro?
In Verträge › Konzertreihe 2026. Kündbar bis 30.06.2027.
📄 Vertrag_Grafikdesign_2026.pdf
Frag deinen Verein …
Kennt ihr das?
„Wo ist eigentlich der Mietvertrag fürs Vereinsheim?“
„Die Unterlagen hat noch die alte Kassiererin – in ihrem privaten Postfach.“
„Hat die Druckerei-Rechnung schon jemand freigegeben?“
Mit jedem Vorstandswechsel geht Wissen verloren. Eulenwart hält es fest – geordnet, durchsuchbar und so, dass die Nächsten damit arbeiten können.
Erklärvideo
Eulenwart in 100 Sekunden
Eingangskorb, Rechnungsfreigaben, Finanzen und KI-Assistent – kurz gezeigt im Demoverein.
Die Sprecherin im Video ist KI-generiert. Untertitel lassen sich im Player einschalten.
Eingangskorb
Reinziehen. Vorschlag prüfen. Bestätigen.
Neue Verträge, Rechnungen oder Grafiken landen zuerst im Eingangskorb. Eulenwart erkennt, worum es sich handelt, und schlägt Ordner, Zugriffsrechte und Fristen vor. Abgelegt wird erst, wenn ihr bestätigt. Probiert es aus:
📥 Eingangskorb 4
Tipp: Ihr könnt Dokumente auch direkt auf einen Ordner ziehen.
🗂️ Ablage
Funktionen Alles, was der Vorstand braucht.
Alles, was der Vorstand braucht.
Nichts, was ihn aufhält.
Eulenwart deckt die Vereinsarbeit ab, die jede Woche anfällt – und macht sie für die Nachfolger nachvollziehbar.
Eingangskorb mit Vorschlag
Dokumente reinziehen oder abfotografieren. Eulenwart schlägt Ordner, Rechte und Fristen vor – ihr bestätigt.
Rechnungen nach dem Vier-Augen-Prinzip
Jede Eingangsrechnung bekommt ihre Prüfer. Ihr seht sofort, wessen Freigabe noch fehlt.
Abstimmungen & Termine
Online-Abstimmungen mit Frist – auch geheim oder als Umlaufbeschluss –, Termine und Protokolle in der Ablage. Alles nachvollziehbar an einem Ort.
Fragen statt suchen
„Wo liegt der Vertrag?“ oder „Wie viele Mitglieder haben wir?“ – Antwort in Sekunden, immer mit Quelle. Auch aus eurer Vereins-Website.
Eigener Zugang für Mitglieder
Mitglieder pflegen ihre Daten selbst, sagen zu Terminen mit einem Klick zu oder ab und sehen die Dokumente, die ihr freigebt.
KI-Assistent
Zahlen aus euren Daten. Antworten mit Quelle.
Die Eule rät nicht. Zahlen kommen aus geprüften Abfragen eurer Mitglieder- und Beitragsdaten, Wissen aus euren Dokumenten – jede Antwort zeigt, woher sie stammt.
- Sieht nur, was ihr sehen dürft. Ein Mitglied bekommt über die KI keine Vorstandsunterlagen.
- Schlägt vor – ihr entscheidet. Ohne eure Bestätigung wird nichts abgelegt, freigegeben oder verschickt.
- Kein Training mit euren Daten. Verarbeitung in der EU, mit Vertrag.
Wählt eine Frage:
Wie viele Mitglieder haben wir?
Beispielantworten aus einem Demoverein.
Website-Adresse eingeben – die Eule kennt euren Verein.
Eulenwart liest eure Vereins-Website ein. Danach weiß die Eule, was dort steht: Termine, Trainings- und Öffnungszeiten, Ansprechpartner, Preise.
- Adresse eintragenz. B. meinverein.de – gelesen werden nur eure eigenen Seiten.
- Profil in einer MinuteAnschrift, Vorstand, Treffpunkte kommen als Vorschlag mit Quelle. Ihr kreuzt an, was stimmt.
- Immer aktuellEinmal pro Woche liest die Eule neu ein und antwortet mit Link zur Seite.
Sicherheit & Datenschutz
Eure Daten bleiben in Deutschland.
Vereine verwalten sensible Daten: Adressen, Bankverbindungen, Verträge. Deshalb ist Sicherheit bei Eulenwart kein Zusatz, sondern Grundausstattung.
- 🇩🇪Server in DeutschlandHosting in deutschen Rechenzentren, DSGVO-konform.
- 🔐Zwei-Faktor-AnmeldungFür alle verfügbar, dem Vorstand empfohlen.
- 🗝️Fein abgestufte RechteOrdner und Daten nur für diejenigen, die sie brauchen.
- 🔒VerschlüsseltJede Verbindung per HTTPS, Bankdaten auch in der Datenbank.
- 💾Tägliche SicherungDatenbank und Dateien, bis zu acht Wochen aufbewahrt.
- 📜AV-Vertrag & ProtokollAuftragsverarbeitung geregelt, Änderungen nachvollziehbar.
Preise
Fair nach Mitgliederzahl.
Alle Funktionen in jedem Tarif – inklusive KI-Assistent. Endpreise inkl. MwSt.
Mini
bis 50 Mitglieder
12 € / Monat
monatlich kündbar
- Alle Funktionen
- KI-Assistent inklusive
- Unbegrenzt viele Vorstandszugänge
Klein
bis 150 Mitglieder
22 € / Monat
monatlich kündbar
- Alle Funktionen
- KI-Assistent inklusive
- Unbegrenzt viele Vorstandszugänge
Mittel
bis 300 Mitglieder
35 € / Monat
monatlich kündbar
- Alle Funktionen
- KI-Assistent inklusive
- Unbegrenzt viele Vorstandszugänge
Groß
bis 600 Mitglieder
55 € / Monat
monatlich kündbar
- Alle Funktionen
- KI-Assistent inklusive
- Unbegrenzt viele Vorstandszugänge
XL
bis 1.500 Mitglieder
89 € / Monat
monatlich kündbar
- Alle Funktionen
- KI-Assistent inklusive
- Unbegrenzt viele Vorstandszugänge
Mehr als 1.500 Mitglieder oder ein Verband? Sprecht uns an.
Auf einen Blick
Eulenwart in Kürze
Eulenwart ist eine webbasierte Vereinsverwaltung mit KI-Assistent für Vereine in Deutschland. Sie verwaltet Mitglieder, Beiträge, Dokumente, Rechnungsfreigaben und Finanzen und beantwortet Fragen des Vorstands mit Quellenangabe.
- Für wen
- Gemeinnützige Vereine mit etwa 10 bis 1.500 Mitgliedern – Kultur, Sport, Förderverein, Heimatverein, Chor
- Preis
- 12 € bis 89 € im Monat inkl. MwSt., nach Mitgliederzahl; alle Funktionen in jedem Tarif
- Testen
- 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten, ohne automatische Verlängerung
- Funktionen
- Mitgliederverwaltung, SEPA-Lastschrift, Buchungen mit DATEV-Export, Spendenquittungen, KI-Eingangskorb, Rechnungsfreigabe im Vier-Augen-Prinzip, Rundmail, Termine, Abstimmungen, Mitgliederbereich
- KI
- Assistent mit Quellenangabe, Ablagevorschläge, liest auf Wunsch die Vereins-Website; Verarbeitung in der EU, kein Training mit Vereinsdaten, abschaltbar
- Datenschutz
- Server in Deutschland, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, tägliche Sicherung, keine Cookies zu Werbezwecken
- Anbieter
- 2fox4 Internetdienstleistungen, Oliver Deppe, Sachsenhagen (Niedersachsen)
- Stand
Fragen & Antworten
Gut zu wissen.
Noch etwas offen? Schreibt uns über das Formular – wir antworten persönlich.
Für welche Vereine ist Eulenwart gedacht?
Für Vereine jeder Art – Kulturverein, Sportverein, Förderverein, Heimatverein, Chor – von etwa 10 bis 1.500 Mitgliedern. Größere Vereine fragen bitte direkt an.
Was kostet Eulenwart?
Der Preis richtet sich nach der Mitgliederzahl: 12 € im Monat bis 50 Mitglieder, 22 € bis 150, 35 € bis 300, 55 € bis 600 und 89 € bis 1.500 Mitglieder – jeweils inklusive Mehrwertsteuer und mit allen Funktionen einschließlich KI-Assistent. Das Jahresabo kostet zehn Monatsbeiträge.
Kann Eulenwart Spendenquittungen erstellen?
Ja. Eulenwart erstellt Zuwendungsbestätigungen nach dem amtlichen Muster des Bundesfinanzministeriums – einzeln oder als Sammelbestätigung fürs ganze Jahr, mit Betrag in Worten, fortlaufender Nummer und Prüfung, ob der Freistellungsbescheid noch gilt.
Können wir Mitgliedsbeiträge per Lastschrift einziehen?
Ja. Eulenwart verwaltet SEPA-Mandate, kündigt den Einzug den Mitgliedern per E-Mail an und erstellt die Lastschrift-Datei, die ihr ins Online-Banking hochladet. Rückläufer tragt ihr mit einem Klick ein.
Welche KI steckt in Eulenwart?
Ein Sprachmodell von Mistral AI mit Verarbeitung in der EU. Eure Daten werden nicht zum Training verwendet, und jeder Verein kann die KI-Funktionen in den Einstellungen abschalten – dann arbeitet Eulenwart mit festen Regeln und Volltextsuche.
Wo liegen unsere Daten?
Auf Servern in Deutschland. Ihr bekommt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag), Daten werden verschlüsselt übertragen und täglich gesichert.
Lernt die KI mit unseren Daten?
Nein. Eure Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die KI sieht bei jeder Frage nur das, was die fragende Person ohnehin sehen darf.
Können wir unsere bisherigen Listen übernehmen?
Ja. Mitglieder lassen sich per CSV-Datei importieren – eine Excel-Liste speichert ihr einfach als CSV. Wenn ihr wollt, übernehmen wir den Import für euch.
Was passiert nach den 14 Testtagen?
Nichts automatisch. Der Test verlängert sich nicht von selbst – ihr entscheidet, ob und welchen Tarif ihr nehmt. Eure Testdaten bleiben dabei erhalten.
Kann die Eule unsere Vereins-Website nutzen?
Ja. Ihr tragt die Adresse ein, Eulenwart liest eure öffentlichen Seiten ein und schlägt daraus Angaben fürs Vereinsprofil vor. Die Eule beantwortet Fragen dann auch aus der Website – mit Link zur Seite – und liest sie jede Woche neu ein. Gelesen wird nur die Website, die ihr eintragt.
Gibt es eine App?
Eulenwart läuft im Browser auf Computer, Tablet und Handy und lässt sich auf den Startbildschirm legen. Eigene Apps für iOS und Android sind in Planung.
Wer steckt hinter Eulenwart?
Eulenwart wird von Oliver Deppe (2fox4 Internetdienstleistungen) in Sachsenhagen, Niedersachsen, entwickelt und betrieben – mit Servern in Deutschland. Bis November 2026 hieß Eulenwart „Verein Buddy“ – Anbieter, Funktionen, Preise und eure Daten sind dieselben geblieben.
Wie lange binden wir uns?
Das Monatsabo ist monatlich kündbar. Das Jahresabo kostet zehn Monatsbeiträge und läuft jeweils ein Jahr.
14 Tage kostenlos
Testet Eulenwart mit eurem Verein.
Direkt selbst starten – in zwei Minuten ist euer Verein angelegt. Keine Zahlungsdaten, der Test endet automatisch.
- Alle Funktionen inklusive KI-Assistent
- Endet automatisch nach 14 Tagen
- Lieber mit Hilfe? Schreibt uns – wir richten alles ein und übernehmen den Import.