Kassenbericht und Jahresabschluss im Verein: So geht die EÜR
Kurz gesagt
Der Vorstand muss der Mitgliederversammlung jedes Jahr Rechenschaft über die Finanzen ablegen, meist mit einem Kassenbericht. Für fast alle Vereine reicht als Jahresabschluss eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Anfangsbestand, Einnahmen und Ausgaben nach Sphären, Endbestand und eine Vermögensübersicht. Eine Bilanz ist nur nötig, wenn der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn erzielt und das Finanzamt dies mitteilt.
- Rechenschaft heißt nach § 259 Abs. 1 BGB: geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben, mit Belegen, soweit üblich.
- Bilanzierungspflicht nach § 141 AO erst bei mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn, und zwar ab dem Wirtschaftsjahr nach einer Mitteilung des Finanzamts.
- Liegen die Einnahmen des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs über 50.000 € inkl. Umsatzsteuer, übermittelt ihr zusätzlich die Anlage EÜR elektronisch.
- Für die Gemeinnützigkeitsprüfung erwartet das Finanzamt Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung, Tätigkeitsbericht und Vermögensübersicht mit Nachweis der Rücklagen.
- Zeitnahe Mittelverwendung ist seit 2026 erst ab Einnahmen über 100.000 € im Jahr Pflicht (§ 55 Abs. 1 Nr. 5 AO).
- Jahresabschlüsse bewahrt ihr 10 Jahre auf, Buchungsbelege 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).
Der Vorstand muss der Mitgliederversammlung einmal im Jahr Rechenschaft über die Vereinsfinanzen ablegen, meist mit einem Kassenbericht. Für fast alle Vereine genügt als Jahresabschluss eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Anfangsbestand, Einnahmen und Ausgaben nach Bereichen, Endbestand und eine Vermögensübersicht. Eine Bilanz braucht ihr nur in seltenen Ausnahmefällen.
Warum der Vorstand Rechenschaft schuldet
Für die Geschäftsführung des Vorstands gilt das Auftragsrecht entsprechend (§ 27 Abs. 3 BGB). Daraus folgt die Pflicht, Auskunft zu geben und Rechenschaft abzulegen (§ 666 BGB). Anspruch darauf hat der Verein. In der Praxis legt der Vorstand die Rechenschaft gegenüber der Mitgliederversammlung ab.
Was Rechenschaft bedeutet, sagt § 259 Abs. 1 BGB: eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben, dazu Belege, soweit das üblich ist. Der Bericht muss vollständig und wahr sein. Viele Satzungen regeln zusätzlich, wann und in welcher Form der Bericht vorgelegt wird.
Kassenbericht, EÜR und Bilanz: der Unterschied
Die drei Begriffe werden oft verwechselt.
| Kassenbericht | Einnahmen-Überschuss-Rechnung | Bilanz | |
|---|---|---|---|
| Zweck | Rechenschaft gegenüber den Mitgliedern | Ergebnis ermitteln, Nachweis fürs Finanzamt | Ergebnis durch Vermögensvergleich |
| Grundlage | Satzung, §§ 27, 666, 259 BGB | Zufluss- und Abflussprinzip | Buchführungspflicht, etwa nach § 141 AO |
| Wer braucht sie? | jeder Verein | fast jeder Verein | nur wenige große Vereine |
Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zählt, wann Geld tatsächlich fließt. Eine Rechnung vom Dezember, die ihr im Januar bezahlt, gehört ins neue Jahr. In kleinen Vereinen ist der Kassenbericht deshalb meist nichts anderes als eine EÜR mit Vermögensübersicht.
Wann eine Bilanz nötig wird
Nach § 141 AO müsst ihr Bücher führen und bilanzieren, wenn der Gesamtumsatz 800.000 € im Jahr oder der Gewinn 80.000 € übersteigt. Bei gemeinnützigen Vereinen kommt es auf die Werte aller steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe zusammen an. Beiträge und Spenden zählen nicht mit.
Die Pflicht beginnt nicht automatisch. Sie gilt erst ab dem Wirtschaftsjahr, das auf eine Mitteilung des Finanzamts folgt. Handelsrechtliche Buchführungspflichten treffen einen Verein nur, wenn er selbst ein Handelsgewerbe betreibt. Das ist selten.
Der Aufbau des Kassenberichts
Ein guter Kassenbericht beantwortet drei Fragen: Was war am Anfang da? Was kam hinzu und was ging hinaus? Was ist am Ende da?
- Anfangsbestand am 1.1.: Kasse und alle Konten. Er muss genau dem Endbestand des Vorjahres entsprechen.
- Einnahmen des Jahres, gegliedert nach den vier Sphären.
- Ausgaben des Jahres, ebenso gegliedert.
- Jahresergebnis: Einnahmen minus Ausgaben.
- Endbestand am 31.12.: Anfangsbestand plus Ergebnis. Er muss zu Kontoauszügen und Kassenzählung passen.
- Vermögensübersicht: Geldbestände, Sachvermögen, Forderungen, Verbindlichkeiten, Rücklagen.
Umbuchungen zwischen euren eigenen Konten sind weder Einnahme noch Ausgabe. Auch ein aufgenommenes Darlehen ist keine Einnahme im Sinne der EÜR. Führt es deshalb gesondert auf, sonst passt der Endbestand nicht zu den Kontoauszügen.
Gliederung nach den vier Sphären
Gemeinnützige Vereine trennen ideellen Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Das Finanzamt braucht diese Trennung, um die Gemeinnützigkeit zu prüfen. Die Mitglieder sehen daran, womit der Verein Geld verdient und wofür er es ausgibt.
Kosten, die mehrere Bereiche betreffen, teilt ihr nachvollziehbar auf. Ein Beispiel ist die Versicherung für ein Vereinsheim, das ihr teils für Training und teils für die Vereinsgaststätte nutzt.
Mustergliederung
So kann der Kassenbericht eines kleinen Sportvereins aussehen:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Anfangsbestand 1.1.2025 | 18.500 € |
| davon Girokonto / Festgeld / Kasse | 3.200 € / 15.000 € / 300 € |
| Einnahmen | |
| Ideeller Bereich (Beiträge, Spenden, Zuschüsse) | 18.400 € |
| Vermögensverwaltung (Zinsen) | 600 € |
| Zweckbetrieb (Startgelder, Eintritt Turniere) | 4.200 € |
| Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (Vereinsfest, Werbung) | 9.300 € |
| Summe Einnahmen | 32.500 € |
| Ausgaben | |
| Ideeller Bereich (Übungsleiter, Verband, Material, Versicherung) | 21.900 € |
| Vermögensverwaltung | 0 € |
| Zweckbetrieb (Schiedsrichter, Hallenmiete Turniere) | 2.800 € |
| Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (Wareneinkauf Fest) | 5.100 € |
| Summe Ausgaben | 29.800 € |
| Jahresergebnis | +2.700 € |
| Endbestand 31.12.2025 | 21.200 € |
| davon Girokonto / Festgeld / Kasse | 5.350 € / 15.600 € / 250 € |
Ergänzt die Vermögensübersicht: offene Beitragsforderungen, unbezahlte Rechnungen, größere Anschaffungen laut Anlagenverzeichnis und gebildete Rücklagen. Stellt die Vorjahreszahlen daneben, dann sehen die Mitglieder die Entwicklung auf einen Blick.
In Eulenwart ordnet ihr jede Buchung direkt einer der vier Sphären zu und seht, wie nah ihr an der 50.000-€-Grenze seid. Den Kassenbericht schreibt ihr selbst. Die Buchungen exportiert ihr dafür als CSV, für euer Steuerbüro auch im DATEV-Format.
Rücklagen nach § 62 AO
Seit 2026 gilt die Pflicht zur zeitnahen Mittelverwendung nur noch für Vereine mit jährlichen Einnahmen über 100.000 € (§ 55 Abs. 1 Nr. 5 AO). Kleinere Vereine dürfen Geld ansparen, ohne förmlich Rücklagen zu bilden. Es muss trotzdem den Satzungszwecken dienen.
Liegt ihr darüber, müsst ihr Mittel grundsätzlich bis zum Ende des zweiten Jahres nach dem Zufluss verwenden oder einer Rücklage zuführen. § 62 AO erlaubt vor allem:
- Zweckrücklage für ein konkretes Vorhaben, etwa einen neuen Kunstrasen
- Wiederbeschaffungsrücklage für den Ersatz von Wirtschaftsgütern, in Höhe der Abschreibung
- freie Rücklage bis zu einem Drittel des Überschusses aus der Vermögensverwaltung plus 10 % der übrigen zeitnah zu verwendenden Mittel
Haltet für jede Rücklage Zweck und geplanten Zeitpunkt fest und weist sie in der Vermögensübersicht aus. Fällt der Grund weg, löst ihr Zweck- und Wiederbeschaffungsrücklagen unverzüglich auf.
Vorstellung in der Mitgliederversammlung
Der Kassenbericht gehört als eigener Punkt auf die Tagesordnung, meist in dieser Reihenfolge:
- Bericht des Vorstands und Kassenbericht
- Bericht der Kassenprüfer
- Aussprache
- Entlastung des Vorstands
Verteilt den Bericht schriftlich oder zeigt ihn auf einer Folie. Erklärt Abweichungen vom Vorjahr und vom Haushaltsplan in einfachen Worten. Vergütungen einzelner Personen nennt ihr nur zusammengefasst, nicht namentlich.
Fristen und Zeitplan
Eine gesetzliche Frist für den Kassenbericht gibt es nicht. Maßgeblich ist eure Satzung, die oft eine jährliche Mitgliederversammlung vorsieht. Plant rückwärts: Versammlung, davor Kassenprüfung, davor fertiger Abschluss.
Für das Finanzamt gelten eigene Fristen. Steuererklärungen gebt ihr grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres ab (§ 149 Abs. 2 AO). Erstellt ein Steuerbüro die Erklärung, verlängert sich die Frist bis Ende Februar des übernächsten Jahres (§ 149 Abs. 3 AO).
Bewahrt Jahresabschlüsse und Kassenberichte zehn Jahre auf, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).
Zusammenhang mit Steuererklärung und Freistellung
Das Finanzamt prüft die Gemeinnützigkeit anhand eurer tatsächlichen Geschäftsführung. Vereine ohne laufend steuerpflichtigen Geschäftsbetrieb werden laut Finanzverwaltung in der Regel alle drei Jahre aufgefordert, die Körperschaftsteuererklärung KSt 1 mit Anlage Gem elektronisch abzugeben.
Beifügen müsst ihr die Unterlagen, die ihr ohnehin habt: Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung nach Sphären, Tätigkeitsbericht und Vermögensübersicht mit Nachweisen zu den Rücklagen. Das gilt für jedes Jahr des Prüfungszeitraums. Ein sauberer Kassenbericht ist also schon die halbe Steuererklärung.
Ist alles in Ordnung, erhaltet ihr einen Freistellungsbescheid. Ist er älter als fünf Jahre, dürft ihr keine Zuwendungsbestätigungen mehr ausstellen.
Die 50.000-€-Grenze
Übersteigen die Einnahmen aus allen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben 50.000 € im Jahr inklusive Umsatzsteuer, wird der Gewinn körperschaft- und gewerbesteuerpflichtig (§ 64 Abs. 3 AO). Bei der Körperschaftsteuer bleibt ein Freibetrag von 5.000 € (§ 24 KStG). Bis Ende 2025 lag die Grenze bei 45.000 €.
Liegt ihr darüber, übermittelt ihr zusätzlich die Anlage EÜR elektronisch. Liegt auch der Gewinn über 5.000 €, gebt ihr die Steuererklärung jährlich ab, der Dreijahresturnus gilt dann nicht. Behaltet die Einnahmen des Geschäftsbetriebs deshalb unterjährig im Blick, besonders in Jahren mit großen Festen.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Was gehört in einen Kassenbericht im Verein?
Anfangsbestand von Kasse und Konten, alle Einnahmen und Ausgaben des Jahres nach Bereichen gegliedert, das Jahresergebnis und der Endbestand. Dazu kommt eine Vermögensübersicht mit Rücklagen, Forderungen und Verbindlichkeiten.
Muss ein Verein eine Bilanz erstellen?
Fast nie. Eine Buchführungspflicht nach § 141 AO entsteht erst, wenn die wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe zusammen mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn erzielen, und beginnt erst nach einer Mitteilung des Finanzamts.
Was ist der Unterschied zwischen Kassenbericht und EÜR?
Der Kassenbericht ist der Rechenschaftsbericht für die Mitglieder. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist die Methode, mit der ihr das Ergebnis ermittelt, und die Grundlage für das Finanzamt. In kleinen Vereinen ist der Kassenbericht meist eine EÜR mit Vermögensübersicht.
Wann muss der Kassenbericht vorliegen?
Das Gesetz nennt keine Frist, maßgeblich ist eure Satzung. Er muss rechtzeitig vor der Kassenprüfung fertig sein, die wiederum vor der Mitgliederversammlung stattfindet.
Muss der Verein jedes Jahr eine Steuererklärung abgeben?
Meist nicht. Das Finanzamt fordert gemeinnützige Vereine in der Regel alle drei Jahre zur Erklärung auf, dann braucht ihr die Aufstellungen für jedes Jahr des Prüfungszeitraums. Jährlich wird die Erklärung fällig, wenn der steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetrieb mehr als 50.000 € Einnahmen und mehr als 5.000 € Gewinn hat.
Quellen
- § 259 BGB – Umfang der Rechenschaftspflicht (gesetze-im-internet.de)
- § 141 AO – Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger (gesetze-im-internet.de)
- § 62 AO – Rücklagen und Vermögensbildung (gesetze-im-internet.de)
- § 55 AO – Selbstlosigkeit (gesetze-im-internet.de)
- § 149 AO – Abgabe der Steuererklärungen (gesetze-im-internet.de)
- Finanzministerium Schleswig-Holstein: Steuertipps für Vereine (Stand Januar 2026)
Stand der Angaben: 24. Oktober 2026. Gesetze und Beträge ändern sich – im Einzelfall Steuerberatung oder Rechtsberatung einholen.
