Vorstandswechsel im Verein: Checkliste für eine saubere Übergabe

Nach einem Vorstandswechsel meldet ihr die Änderung sofort beim Vereinsregister an. Die Anmeldung braucht eine notariell beglaubigte Unterschrift (§§ 67, 77 BGB). Danach informiert ihr Bank, Finanzamt und Versicherungen und übergebt Unterlagen und Zugänge mit einem schriftlichen Protokoll.

Die folgende Checkliste geht die Schritte in sinnvoller Reihenfolge durch. Am Ende findet ihr alles noch einmal als Tabelle zum Abhaken.

Schritt 1: Vorstandsänderung beim Vereinsregister anmelden

Nach § 67 BGB ist jede Änderung des Vorstands zur Eintragung anzumelden. Das gilt für Neuwahlen, Rücktritte und Ämterwechsel innerhalb des Vorstands.

Wer meldet an?

Anmelden muss der Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl nach § 26 BGB. In der Praxis unterschreibt der neue Vorstand. Welche und wie viele Personen nötig sind, steht in eurer Satzung.

Welche Unterlagen braucht das Registergericht?

• Die Anmeldung selbst mit allen neu gewählten und allen ausgeschiedenen Vorstandsmitgliedern.
• Für jede neue Person: Vor- und Familienname, Geburtsdatum und Wohnort.
• Eine Abschrift des Wahlprotokolls, die wörtlich mit dem Original übereinstimmt.
• Im Protokoll: Abstimmungsart, Ergebnis in Zahlen und die Erklärung der Gewählten, dass sie die Wahl annehmen.
• Die Unterschriften der Personen, die laut Satzung das Protokoll unterzeichnen.

Bei einem Rücktritt legt ihr eine Kopie der Rücktrittserklärung bei. Fehlt etwas, weist das Gericht die Anmeldung zurück oder fordert nach.

Form: öffentlich beglaubigt

Die Anmeldung muss öffentlich beglaubigt sein (§ 77 Abs. 1 BGB). Dafür geht ihr zum Notar, der eure Unterschriften beglaubigt und die Anmeldung elektronisch ans Registergericht schickt. § 77 Abs. 2 BGB erlaubt die Beglaubigung auch per Videokommunikation. Fragt euren Notar, ob er das anbietet.

Frist

Die Registergerichte erwarten die Anmeldung sofort nach der Wahl. Eine Frist in Tagen nennt das Gesetz nicht. Wer gar nicht anmeldet, kann vom Gericht per Zwangsgeld dazu angehalten werden.

Was kostet die Eintragung?

Posten	Betrag
Gerichtsgebühr (Eintragung und Bekanntmachung)	66,67 €
Notar: Unterschriftsbeglaubigung (Geschäftswert 5.000 €)	20,00 € plus USt = 23,80 €
Notar: elektronische Einreichung, ggf. Entwurf der Anmeldung	zusätzlich, beim Notar erfragen
Notar: Auslagen (z. B. Kommunikationspauschale bis 20 €)	zusätzlich

Gehen mehrere Anmeldungen desselben Vereins am selben Tag ein, fällt die Gerichtsgebühr nur einmal an. Gemeinnützige Vereine sind in manchen Bundesländern von Gerichtsgebühren befreit, etwa in Niedersachsen. Nachweis ist der aktuelle Bescheid des Finanzamts.

Spart Kosten, indem ihr die Anmeldung selbst vorbereitet. Viele Registergerichte stellen dafür Muster bereit. Der Notar beglaubigt dann nur die Unterschriften.

Gilt die Wahl schon vor der Eintragung?

Ja. Im Amt ist, wer gewählt wurde und die Wahl angenommen hat. Die Eintragung sichert den Wechsel aber gegenüber Dritten ab. Nach § 68 BGB muss ein Vertragspartner einen nicht eingetragenen Wechsel nur gegen sich gelten lassen, wenn er ihn kannte. Deshalb verlangen Banken und Behörden meist einen aktuellen Registerauszug.

Schritt 2: Transparenzregister prüfen

Eingetragene Vereine erfasst das Transparenzregister automatisch aus dem Vereinsregister (§ 20a Abs. 1 GwG). Alle Vorstandsmitglieder gelten dort als wirtschaftlich Berechtigte. Fehlen Angaben, nimmt das Register Wohnsitz in Deutschland und deutsche Staatsangehörigkeit an.

Selbst melden müsst ihr nur, wenn (§ 20a Abs. 2 GwG):

• ihr den Vorstandswechsel nicht zeitnah zum Vereinsregister angemeldet habt,
• es weitere wirtschaftlich Berechtigte gibt, die nicht im Vorstand sind,
• ein Vorstandsmitglied im Ausland wohnt oder nicht nur die deutsche Staatsangehörigkeit hat.

Die schnelle Anmeldung beim Vereinsregister erspart euch also in der Regel auch die Meldung zum Transparenzregister.

Schritt 3: Bank informieren

Bei der Bank geht es um zwei Dinge: Wer darf über das Konto verfügen, und wer hat Online-Banking-Zugang?

• Neuen Vorstand bei der Bank legitimieren. Nehmt Ausweise, Wahlprotokoll und, sobald vorhanden, den aktuellen Registerauszug mit.
• Kontovollmachten und Online-Banking-Zugänge der ausgeschiedenen Personen widerrufen lassen.
• Bankkarten, TAN-Geräte und Kassenschlüssel zurückgeben lassen.
• Prüfen, ob für Zahlungen ein Vier-Augen-Prinzip eingerichtet ist.

Fragt eure Bank vorher, welche Unterlagen sie genau verlangt. Das unterscheidet sich von Institut zu Institut.

Schritt 4: Finanzamt und ELSTER

Teilt dem Finanzamt die neuen gesetzlichen Vertreter und, falls sie sich ändert, die neue Postanschrift formlos mit. In der nächsten Steuererklärung korrigiert ihr die aus dem Vorjahr übernommenen Angaben.

Für ELSTER sollte der Verein ein eigenes Zertifikat unter seiner Steuernummer haben, kein privates eines Vorstandsmitglieds. Ein solches Vereinszertifikat lässt sich laut dem Finanzministerium Sachsen-Anhalt an den Nachfolger weitergeben. Übergebt die Zertifikatsdatei und das Passwort getrennt und nicht per E-Mail.

Lief die Steuererklärung des Vereins bisher über das private ELSTER-Konto des alten Kassierers, beantragt jetzt ein eigenes Vereinszertifikat.

Schritt 5: SEPA-Lastschrift: Die Gläubiger-ID bleibt

Die Gläubiger-ID gehört dem Verein. Ändern sich nur die Ansprechperson oder die Anschrift, ist laut Bundesbank keine neue Nummer nötig. Auch die bestehenden Mandate eurer Mitglieder gelten weiter.

Prüft trotzdem, wer im Online-Banking die Lastschriften einreichen darf. Diese Berechtigung hängt am Bankzugang, nicht an der Gläubiger-ID.

Schritt 6: Versicherungen, Verträge und Impressum

• Versicherungen: Vereinshaftpflicht, Vermögensschadenhaftpflicht und Unfallversicherung brauchen aktuelle Ansprechpartner. Prüft dabei, ob der Schutz noch zu euren Aktivitäten passt.
• Verträge: Miete, Strom, Telefon, Software und Dachverband. Überall die neue Kontaktperson eintragen.
• Website und Impressum: Im Impressum stehen die vertretungsberechtigten Personen. Aktualisiert es zeitnah.
• Post: Nachsendeauftrag oder neue Vereinsanschrift, falls die Post bisher privat ankam.

Schritt 7: Zugänge und Mitgliederdaten übergeben

Zugänge sind beim Vorstandswechsel die häufigste Lücke. Erstellt eine Liste aller Konten: E-Mail, Website, Domain, Social Media, Cloud-Speicher, Vereinssoftware, Dachverband-Portale.

• Gebt Passwörter nie per E-Mail oder Messenger weiter. Nutzt einen Passwort-Manager mit Freigabefunktion oder übergebt sie persönlich.
• Ändert nach der Übergabe alle Passwörter, die der alte Vorstand kannte.
• Entzieht ausgeschiedenen Personen ihre Rechte in allen Systemen.
• Mitgliederdaten gehören in Vereinssysteme, nicht auf private Laptops. Lasst euch bestätigen, dass private Kopien gelöscht sind.

In Eulenwart vergebt ihr unter Rollen & Rechte dem neuen Vorstand die passende Rolle und entzieht sie dem alten. Was ihr im Vereinswissen festhaltet, bleibt beim Wechsel erhalten.

Schritt 8: Übergabeprotokoll schreiben

Ein schriftliches Übergabeprotokoll schützt beide Seiten. Der alte Vorstand belegt, was er übergeben hat. Der neue Vorstand weiß, was er übernommen hat.

Hinein gehören:

• Kassenbestand und Kontostände zum Stichtag,
• Liste der übergebenen Ordner, Belege und Datenträger,
• Schlüssel, Bankkarten, TAN-Geräte, Stempel,
• Liste der Zugänge (ohne Passwörter im Protokoll),
• laufende Verträge, Fristen und offene Rechnungen,
• offene Aufgaben, z. B. Steuererklärung, Fördermittelnachweise, Spendenquittungen.

Unterschreiben beide Seiten mit Datum. Beachtet bei der Übergabe der Unterlagen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Haftung und Entlastung

Seit dem 1. Januar 2026 gilt das Haftungsprivileg der §§ 31a, 31b BGB für Ehrenamtliche mit bis zu 3.300 € Vergütung im Jahr. Vorher lag die Grenze bei 840 €. Wer darunter bleibt, haftet dem Verein und den Mitgliedern nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

Das Privileg schützt nicht vor allem. Nicht abgeführte Steuern oder Sozialabgaben gelten oft als grob fahrlässig. Neue Vorstände sollten deshalb zuerst prüfen, ob Steuern und Abgaben pünktlich gezahlt wurden.

Die Entlastung beschließt die Mitgliederversammlung. Sie billigt damit die Amtsführung und verzichtet auf Schadensersatzansprüche des Vereins gegen den Vorstand. Der Verzicht gilt aber nur für das, was der Versammlung bekannt oder bei sorgfältiger Prüfung erkennbar war. Entlastet am besten erst, wenn der Bericht der Kassenprüfung vorliegt.

Checkliste auf einen Blick

Aufgabe	Wer	Wann
Anmeldung zum Vereinsregister beim Notar	Vorstand nach § 26 BGB	sofort nach der Wahl
Transparenzregister prüfen	Vorstand	nach der Eintragung
Bank: Legitimation, Vollmachten, Online-Banking	Vorstand, Kasse	sofort
Finanzamt informieren, ELSTER übergeben	Kasse	in den ersten Wochen
Gläubiger-ID: nichts tun, Bankrechte prüfen	Kasse	mit der Bank
Versicherungen, Verträge, Impressum	Vorstand	in den ersten Wochen
Zugänge übergeben, Passwörter ändern	alter und neuer Vorstand	bei der Übergabe
Übergabeprotokoll unterschreiben	alter und neuer Vorstand	bei der Übergabe

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.