Mitgliederversammlung einberufen: Fristen, Form und Tagesordnung

Die Mitgliederversammlung beruft in der Regel der Vorstand ein. Form und Frist bestimmt eure Satzung, und in der Einladung muss jeder Punkt stehen, über den ihr abstimmen wollt. Fehler bei der Einberufung sind der häufigste Grund, warum Beschlüsse später unwirksam sind.

Die rechtliche Grundlage

Das BGB regelt die Mitgliederversammlung nur knapp. Den Rest regelt eure Satzung.

Vorschrift	Inhalt
§ 32 BGB	Beschlüsse in der Versammlung, Bezeichnung der Gegenstände, Mehrheit, hybrid und virtuell
§ 33 BGB	Satzungsänderung mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen
§ 36 BGB	Einberufung in den Fällen der Satzung und wenn das Vereinsinteresse es erfordert
§ 37 BGB	Einberufung auf Verlangen einer Minderheit
§ 40 BGB	§§ 32 und 33 gelten nur, soweit die Satzung nichts anderes bestimmt
§ 58 Nr. 4 BGB	Satzung soll Einberufung, Form und Beurkundung der Beschlüsse regeln

Wegen § 40 BGB gilt: Was eure Satzung zu Frist, Form, Mehrheiten oder Online-Teilnahme sagt, geht dem Gesetz meist vor. Lest also zuerst eure Satzung.

Wer lädt ein?

Zuständig ist das Organ, das die Satzung nennt, meist der Vorstand. Ob dafür ein Vorstandsbeschluss nötig ist oder Vorstandsmitglieder in vertretungsberechtigter Zahl genügen, ist umstritten. Sicher seid ihr, wenn der Vorstand die Einberufung beschließt und das festhält. Lädt ein unzuständiges Organ ein, sind die gefassten Beschlüsse unwirksam.

Ihr müsst einberufen, wenn die Satzung es verlangt, etwa einmal im Jahr. Außerdem immer dann, wenn das Interesse des Vereins es erfordert (§ 36 BGB).

Minderheitenbegehren nach § 37 BGB

Mitglieder können eine Versammlung erzwingen. Ohne Satzungsregel reicht ein Zehntel der Mitglieder. Die Satzung darf eine andere Quote festlegen, sie muss aber unter der Hälfte liegen.

Das Verlangen muss schriftlich kommen und Zweck und Gründe nennen. Beruft der Vorstand trotzdem nicht ein, kann das Amtsgericht am Vereinssitz die Antragsteller selbst zur Einberufung ermächtigen.

Die Einladung: Frist, Form, Inhalt

Frist

Die Frist steht normalerweise in der Satzung. Viele Mustersatzungen sehen zwei Wochen vor. Fehlt eine Regel, muss die Frist angemessen sein, damit sich die Mitglieder vorbereiten können.

Unterschreitet ihr die Frist, ist das ein Einberufungsmangel. Plant deshalb Puffer für Postlaufzeiten ein und dokumentiert, wann ihr versendet habt.

Form

Die Satzung soll die Form der Einladung festlegen (§ 58 Nr. 4 BGB). Möglich sind Brief, E-Mail, Vereinszeitschrift, Aushang oder Zeitungsanzeige. Die Regel muss eindeutig sein, damit jedes Mitglied weiß, wo es die Einladung findet.

Steht in der Satzung nur „schriftlich“, hat das OLG Hamm eine Einladung per E-Mail ausreichen lassen (Beschluss vom 24.9.2015, 27 W 104/15). Das OLG Zweibrücken hat ähnlich entschieden (Beschluss vom 4.3.2013, 3 W 149/12). Höchstrichterlich geklärt ist das nicht. Mitglieder ohne E-Mail-Adresse ladet ihr trotzdem per Post ein.

Rechtssicher wird es, wenn die Satzung die E-Mail ausdrücklich erlaubt, etwa „in Textform an die zuletzt mitgeteilte E-Mail-Adresse“. Dafür braucht ihr eine Satzungsänderung.

Inhalt

Die Einladung nennt Datum, Uhrzeit, Ort und die Tagesordnung. Ladet alle Mitglieder ein, auch Mitglieder ohne Stimmrecht. Wählt einen zumutbaren Ort und eine übliche Zeit, nicht mitten in der Arbeitszeit oder in den Hauptferien.

Wenn ihr Eulenwart nutzt, könnt ihr die Einladung als Rundmail verschicken und die Versammlung als Termin anlegen. Prüft vorher, ob eure Satzung E-Mail als Form zulässt.

Die Tagesordnung

Nach § 32 Abs. 1 Satz 2 BGB ist ein Beschluss nur gültig, wenn sein Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet wurde. Die Angabe muss so konkret sein, dass jedes Mitglied entscheiden kann, ob es kommt und wie es sich vorbereitet.

Zu ungenau	Besser
Satzungsangelegenheiten	Änderung von § 5 (Beiträge) und § 9 (Einberufung per E-Mail) der Satzung
Wahlen	Neuwahl des Vorstands: Vorsitz, Stellvertretung, Kasse
Finanzen	Erhöhung des Jahresbeitrags ab 2027
Verschiedenes	Verschiedenes (ohne Beschlüsse)

Unter „Verschiedenes“ könnt ihr diskutieren, aber nichts wirksam beschließen. Bei Satzungsänderungen solltet ihr den neuen Wortlaut beifügen oder zumindest die betroffenen Paragraphen nennen.

Anträge von Mitgliedern

Wie Mitglieder Anträge stellen und die Tagesordnung ergänzen, regelt die Satzung, oft mit einer eigenen Frist. Ergänzt ihr die Tagesordnung, müsst ihr das allen Mitgliedern rechtzeitig mitteilen. Sonst gilt für den neuen Punkt dasselbe wie für jeden anderen: kein wirksamer Beschluss ohne Ankündigung.

Anträge, die erst in der Versammlung auftauchen, sind riskant. Für Satzungsänderungen oder die Abwahl des Vorstands solltet ihr euch nie auf Dringlichkeitsanträge verlassen.

Hybrid oder virtuell: § 32 Abs. 2 BGB

Seit dem 21. März 2023 regelt das BGB Online-Versammlungen ausdrücklich. Es gibt zwei Formen.

	Hybride Versammlung	Virtuelle Versammlung
Teilnahme	vor Ort oder online, nach Wahl des Mitglieds	nur online
Wer entscheidet?	das Einberufungsorgan, meist der Vorstand	Vorstand, aber nur nach Beschluss der Mitglieder oder Satzungsregel
Satzungsregel nötig?	nein, solange die Satzung es nicht ausschließt	nein, ein Beschluss der Mitglieder genügt

Für den Beschluss, der virtuelle Versammlungen erlaubt, genügt nach herrschender Meinung die einfache Mehrheit. Er gilt erst für künftige Versammlungen und bis die Mitglieder ihn zurücknehmen. Fachleute empfehlen trotzdem eine Satzungsregel, weil sie klarer ist.

Bei beiden Formen muss die Einladung angeben, wie die Mitglieder ihre Rechte elektronisch ausüben. Nennt also das Konferenzsystem, die technischen Voraussetzungen und wie und wann die Zugangsdaten kommen. Klärt außerdem, wie abgestimmt wird, besonders bei geheimen Wahlen.

Ohne Versammlung geht es nur im Umlaufverfahren: Dann müssen alle Mitglieder dem Beschluss in Textform zustimmen (§ 32 Abs. 3 BGB). Eure Satzung kann davon abweichen.

In der Versammlung: Beschlussfähigkeit und Mehrheiten

Das Gesetz kennt keine Mindestzahl anwesender Mitglieder. Verlangt eure Satzung ein Quorum, muss es nach überwiegender Ansicht bei jeder einzelnen Abstimmung erreicht sein, nicht nur zu Beginn.

Stimmberechtigt sind die Mitglieder persönlich. Vollmachten oder Stimmübertragungen sind nur erlaubt, wenn die Satzung sie vorsieht.

Beschluss	Mehrheit nach BGB (Satzung kann abweichen)
Normale Beschlüsse und Wahlen	Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 32)
Satzungsänderung	drei Viertel der abgegebenen Stimmen (§ 33 Abs. 1 Satz 1)
Änderung des Vereinszwecks	Zustimmung aller Mitglieder (§ 33 Abs. 1 Satz 2)
Auflösung des Vereins	drei Viertel der abgegebenen Stimmen (§ 41)

Enthaltungen und ungültige Stimmen zählen nicht als abgegebene Stimmen. Das hat der BGH schon 1982 entschieden. Eine Satzungsänderung wird erst mit der Eintragung im Vereinsregister wirksam (§ 71 BGB).

Das Protokoll

Das Gesetz macht die Gültigkeit eines Beschlusses nicht vom Protokoll abhängig. Die Satzung soll aber regeln, wie Beschlüsse beurkundet werden (§ 58 Nr. 4 BGB), und fast alle Satzungen verlangen ein Protokoll. Für Satzungsänderungen und Vorstandswechsel braucht ihr es ohnehin, weil das Registergericht eine Abschrift der Beschlüsse sehen will.

Ein gutes Protokoll enthält:

• Ort, Datum, Beginn und Ende
• Versammlungsleitung und Protokollführung
• Zahl der anwesenden Stimmberechtigten und Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung
• die Tagesordnung und jeden Antrag im Wortlaut
• Abstimmungsergebnisse mit Ja, Nein und Enthaltungen
• bei Wahlen die Namen der Gewählten und ihre Annahme der Wahl
• Unterschriften nach Satzung

Bewahrt Einladung, Versandnachweis, Anwesenheitsliste und Protokoll zusammen auf. So könnt ihr später belegen, dass alles korrekt lief.

Was passiert bei Fehlern?

Ein Beschluss ist im Vereinsrecht entweder gültig oder ungültig. Verfahrensfehler machen ihn nach der Rechtsprechung des BGH unwirksam, wenn sie für die Mitwirkung eines objektiv urteilenden Mitglieds relevant waren. Typische Fälle sind fehlende Tagesordnungspunkte, zu kurze Fristen oder vergessene Mitglieder.

Ist ein Fehler passiert, könnt ihr den Beschluss in einer neuen, korrekt einberufenen Versammlung wiederholen. Das ist oft günstiger als ein Streit vor Gericht.

Checkliste für die Einberufung

1. Satzung lesen: Wer lädt ein, welche Frist, welche Form, welche Mehrheiten?
2. Format festlegen: Präsenz, hybrid oder, falls beschlossen, virtuell.
3. Tagesordnung mit konkreten Beschlussgegenständen schreiben.
4. Bei Satzungsänderungen den neuen Wortlaut beifügen.
5. Alle Mitglieder fristgerecht einladen und den Versand dokumentieren.
6. Bei Online-Teilnahme Zugangsdaten und Abstimmungsweg erklären.
7. Protokoll führen und unterschreiben lassen.
8. Satzungsänderungen und Vorstandswechsel beim Vereinsregister anmelden.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.