Protokoll der Mitgliederversammlung: Vorlage und Pflichtangaben

Das Protokoll der Mitgliederversammlung hält fest, was beschlossen und gewählt wurde. Ob ihr eins führen müsst und wer unterschreibt, regelt eure Satzung (§ 58 Nr. 4 BGB). Für das Vereinsregister braucht ihr es immer dann, wenn sich Vorstand oder Satzung ändern.

Wie ihr die Versammlung richtig einladet, lest ihr im Ratgeber Mitgliederversammlung einberufen. Hier geht es um das, was danach auf Papier stehen muss.

Warum das Protokoll so wichtig ist

Das BGB sagt nur, dass die Satzung die Beurkundung der Beschlüsse regeln soll (§ 58 Nr. 4 BGB). Das ist eine Sollvorschrift. Fehlt die Regel, weist das Registergericht die Anmeldung des Vereins aber zurück (§ 60 BGB).

Für die Wirksamkeit eines Beschlusses ist das Protokoll ohne Bedeutung, solange die Satzung nichts anderes bestimmt. Es ist aber euer wichtigstes Beweismittel. Wer später behauptet, ein Beschluss sei nie gefasst worden, scheitert meist an einem sauberen Protokoll.

Gebraucht wird es vor allem hier:

• beim Registergericht, wenn sich der Vorstand oder die Satzung ändert
• beim Finanzamt, das bei der Prüfung der Gemeinnützigkeit die Protokolle sehen will
• bei der Bank, wenn neue Vorstände Kontovollmacht bekommen
• im Streitfall, wenn ein Mitglied einen Beschluss anzweifelt

Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll?

	Ergebnisprotokoll	Verlaufsprotokoll
Inhalt	Anträge, Beschlüsse, Wahlen, Ergebnisse	zusätzlich Diskussionen und Wortbeiträge in groben Zügen
Rechtlich ausreichend?	ja	ja, aber aufwendiger
Risiko	gering	Streit über die Wiedergabe von Wortbeiträgen

Für die meisten Vereine reicht ein Ergebnisprotokoll. Verfahrensbeschlüsse wie die Genehmigung der Tagesordnung gehören trotzdem hinein. Ein Verlaufsprotokoll braucht ihr nur, wenn eure Satzung oder Geschäftsordnung es verlangt.

Pflichtangaben im Protokoll

Registergerichte wie das Amtsgericht Schweinfurt verlangen in ihren Merkblättern diese Angaben. Sie gehören in jedes Protokoll:

• Name des Vereins, Ort und Datum der Versammlung
• Beginn und Ende
• Namen von Versammlungsleitung und Protokollführung
• Zahl der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder
• Feststellung, dass satzungsgemäß eingeladen wurde
• Feststellung der Beschlussfähigkeit, wenn die Satzung ein Quorum verlangt
• die Tagesordnung und ob sie mit der Einladung angekündigt war
• jeder Antrag im Wortlaut und das Ergebnis mit Ja, Nein und Enthaltungen
• bei Wahlen: Name der Gewählten, Stimmenzahlen und die Erklärung, dass die Wahl angenommen wurde
• die Unterschriften, die eure Satzung vorschreibt

Schreibt Zahlen, keine Umschreibungen. „Mit großer Mehrheit“ oder „einstimmig bei einigen Enthaltungen“ genügt dem Registergericht nicht. War eine gewählte Person nicht anwesend, legt ihre schriftliche Annahmeerklärung bei.

Ändert sich die Zahl der Anwesenden?

Verlangt eure Satzung ein Quorum, muss es nach überwiegender Ansicht bei jeder Abstimmung erreicht sein. Notiert deshalb, wenn Mitglieder gehen oder dazukommen, und nennt bei jedem Ergebnis die aktuelle Zahl der Stimmberechtigten.

Mustergliederung zum Übernehmen

Die vollständige Vorlage gibt es als Word-Datei: Protokoll der Mitgliederversammlung – Vorlage (.docx). Die Gliederung sieht so aus:

Protokoll der ordentlichen Mitgliederversammlung des [Vereinsname] e. V.

Datum: [TT.MM.JJJJ] · Ort: [Adresse] · bei hybrider Versammlung zusätzlich: Videokonferenz über [System]

Beginn: [Uhrzeit] · Ende: [Uhrzeit]

Versammlungsleitung: [Name] · Protokollführung: [Name]

TOP 1 – Begrüßung und Formalien

Die Versammlungsleitung stellt fest, dass die Mitgliederversammlung am [Datum] per [Form laut Satzung] und damit form- und fristgerecht einberufen wurde. Anwesend sind [Zahl] stimmberechtigte Mitglieder, davon [Zahl] online. Die Versammlung ist beschlussfähig. Die Anwesenheitsliste liegt bei.

TOP 2 – Genehmigung der Tagesordnung

Die mit der Einladung versandte Tagesordnung wird mit [Ja] Ja, [Nein] Nein, [Enthaltungen] Enthaltungen genehmigt.

TOP 3 – Berichte des Vorstands und der Kassenprüfung

Kurzfassung der Berichte, Hinweis auf schriftliche Anlagen.

TOP 4 – Entlastung des Vorstands

Antrag: „[Wortlaut]“. Ergebnis: [Ja] / [Nein] / [Enthaltungen]. Der Antrag ist angenommen.

TOP 5 – Wahlen

Gewählt wird [Amt]. Vorgeschlagen: [Namen]. Wahlart: [offen/geheim]. Ergebnis: [Name] [Stimmen], [Name] [Stimmen], [Zahl] Enthaltungen, [Zahl] ungültig. [Name] nimmt die Wahl an.

TOP 6 – Anträge und Satzungsänderungen

Antrag im Wortlaut oder Verweis auf die Anlage mit dem neuen Satzungstext. Ergebnis mit Ja, Nein, Enthaltungen und Hinweis auf die nötige Mehrheit.

TOP 7 – Verschiedenes (ohne Beschlüsse)

Anlagen: Anwesenheitsliste, Einladung mit Versandnachweis, Satzungstext, Berichte

[Ort, Datum] · Unterschrift Versammlungsleitung · Unterschrift Protokollführung

Passt die Gliederung an eure Tagesordnung an. Die Punkte folgen der Tagesordnung, die ihr mit der Einladung verschickt und zu Beginn genehmigt habt.

Was das Registergericht zusätzlich verlangt

Vorstandswechsel

Jede Änderung des Vorstands meldet der Vorstand zur Eintragung an. Der Anmeldung liegt eine Abschrift der Urkunde über die Änderung bei, also des Protokolls (§ 67 BGB). Die Unterschriften unter der Anmeldung muss ein Notar beglaubigen. Was beim Wechsel sonst ansteht, zeigt die Checkliste zum Vorstandswechsel.

Ins Register kommen die Vorstände mit Namen, Vornamen, Wohnort und Geburtsdatum (§ 3 Vereinsregisterverordnung). Manche Gerichte verlangen im Protokoll zusätzlich die Anschrift. Das Amtsgericht Schweinfurt nennt in seinem Merkblatt von 2025 Vor- und Familienname, Geburtsdatum und Anschrift der Gewählten. Prüft deshalb vorher das Merkblatt eures Amtsgerichts.

Bei einer bloßen Wiederwahl lässt das Amtsgericht Schweinfurt die formlose Übersendung einer Protokollabschrift genügen. Auch das kann von Gericht zu Gericht abweichen.

Satzungsänderung

Eine Satzungsänderung wird erst mit der Eintragung wirksam (§ 71 BGB). Der Anmeldung legt ihr eine Abschrift des Änderungsbeschlusses und den vollständigen neuen Satzungswortlaut bei.

Fürs Protokoll heißt das:

• Der genaue Wortlaut jeder Änderung steht im Protokoll oder in einer Anlage, auf die es verweist.
• Bei einer Neufassung haltet ihr fest, dass die Satzung laut beiliegender Anlage neu gefasst wurde.
• Die nötige Mehrheit muss aus den Zahlen erkennbar sein, etwa drei Viertel der abgegebenen Stimmen nach § 33 BGB.

Hybride und virtuelle Versammlung im Protokoll

Seit 2023 erlaubt § 32 Abs. 2 BGB die Teilnahme auf elektronischem Weg, etwa per Videokonferenz. Das Protokoll sollte dann zeigen, dass auch die Online-Teilnehmer ihre Rechte ausüben konnten. Bewährt haben sich diese Angaben:

• Form der Versammlung: Präsenz, hybrid oder virtuell, und bei virtuell die Grundlage (Satzung oder Beschluss der Mitglieder)
• das verwendete Konferenzsystem
• Zahl der Teilnehmer vor Ort und online
• wie online abgestimmt wurde, besonders bei geheimen Wahlen
• technische Störungen, ihre Dauer und ob während der Störung abgestimmt wurde

Fällt während einer Abstimmung bei vielen die Verbindung aus, wiederholt die Abstimmung und vermerkt das.

Datenschutz: so viel wie nötig

Ein Protokoll enthält personenbezogene Daten. Nach der DSGVO haltet ihr nur fest, was für den Zweck nötig ist (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

• Nennt Namen bei Wortbeiträgen nur, wenn es darauf ankommt, etwa bei Anträgen.
• Persönliche Details aus Diskussionen, Gesundheit oder Konflikte gehören nicht hinein.
• Geburtsdaten und Anschriften der Vorstände braucht nur das Registergericht. Ein praktikabler Weg ist eine eigene Anlage, die ihr nicht an alle Mitglieder verteilt.
• Stellt Protokolle mit Namen nicht öffentlich ins Internet. Die Bremer Datenschutzbehörde hält solche Veröffentlichungen ohne ausdrückliche Einwilligung der Betroffenen grundsätzlich für unzulässig.

Mitglieder dürfen das Protokoll einsehen, auch wenn sie nicht da waren. Ein geschützter Mitgliederbereich ist dafür besser als eine Rundmail mit Anhang. In Eulenwart legt ihr Protokolle in der Ablage ab und steuert über Rollen und Rechte, wer sie sehen darf. Der KI-Assistent findet später Beschlüsse daraus und nennt das Protokoll als Quelle.

Einwände und Berichtigung

Ein Mitglied kann nicht erzwingen, dass ein Protokoll geändert wird. Es kann eine Änderung nur anregen. Auch darauf, wie sein Redebeitrag wiedergegeben wird, hat es keinen Anspruch.

Das Protokoll muss aber sachlich richtig sein.

So geht ihr mit Einwänden um:

1. Prüft den Einwand mit Versammlungsleitung und Protokollführung.
2. Ist er berechtigt, berichtigt das Protokoll und lasst die Berichtigung wieder unterschreiben.
3. Ist er strittig, vermerkt die abweichende Darstellung und legt die schriftliche Erklärung des Mitglieds als Anlage bei.

Viele Vereine lassen das Protokoll in der nächsten Versammlung genehmigen. Das Gesetz schreibt das nicht vor. Steht es in eurer Satzung oder Geschäftsordnung, gehört es als eigener Punkt auf die Tagesordnung.

Aufbewahrung

Das Vereinsrecht nennt keine feste Aufbewahrungsfrist für Protokolle. Sie belegen Satzungsänderungen und Wahlen über Jahrzehnte. Bewahrt die unterschriebenen Originale deshalb dauerhaft auf. Legt Einladung, Versandnachweis, Anwesenheitsliste und Anlagen dazu.

Auch das Finanzamt fordert bei der Prüfung der Gemeinnützigkeit Protokolle an. Mehr zu Fristen für Belege und Bücher steht im Ratgeber Aufbewahrungsfristen im Verein.

Checkliste nach der Versammlung

1. Protokoll innerhalb weniger Tage ins Reine schreiben.
2. Zahlen, Wortlaute und Namen mit Notizen und Stimmzetteln abgleichen.
3. Unterschriften nach Satzung einholen.
4. Bei Vorstandswechsel oder Satzungsänderung einen Notartermin für die Anmeldung vereinbaren.
5. Protokoll für Mitglieder bereitstellen, Anlage mit Geburtsdaten getrennt halten.
6. Original mit allen Anlagen dauerhaft ablegen.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.