Mitgliederliste im Verein: Excel-Vorlage und was hinein darf

In eine Mitgliederliste gehören nur die Daten, die ihr für die Mitgliedschaft wirklich braucht. Das sind Name, Anschrift, ein Kontaktweg, Eintritt, Status, Beitrag und bei Lastschrift die Bankverbindung. Eine Einwilligung braucht ihr dafür nicht, denn die Mitgliedschaft selbst ist die Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Unsere kostenlose Vorlage enthält diese Spalten und einige optionale dazu: Mitgliederliste als Excel (.xlsx) und Mitgliederliste als CSV (.csv).

Die Spalten der Vorlage

Die Vorlage hat 20 Spalten in dieser Reihenfolge. „Pflicht“ heißt hier: Ohne diese Angabe könnt ihr die Mitgliedschaft nicht sauber verwalten. „Optional“ heißt: nur ausfüllen, wenn ihr einen konkreten Zweck habt.

Spalte	Beispiel	Pflicht/optional	Zweck
Mitgliedsnummer	0425	Pflicht	eindeutige Zuordnung, Basis der Mandatsreferenz
Anrede	Frau	optional	Briefe und E-Mails
Vorname	Anna	Pflicht	Identifikation
Nachname	Beispiel	Pflicht	Identifikation
Straße	Lindenweg 3	Pflicht	Einladungen per Post, Lastschriftmandat
PLZ	01067	Pflicht	Anschrift
Ort	Dresden	Pflicht	Anschrift
E-Mail	anna@example.org	optional	Einladungen, Vorabankündigung, Rundmails
Telefon	0123 456789	optional	Rückfragen
Geburtsdatum	14.02.2009	optional	nur bei Jugendbeitrag, Altersgruppen, Wettkampfklassen
Eintritt	01.03.2024	Pflicht	Beitragsbeginn, Mitgliedsjahre
Status	aktiv	Pflicht	aktiv, passiv, fördernd, Ehrenmitglied oder ausgetreten
Gruppe	Jugend	optional	Abteilung, Mannschaft oder Beitragsgruppe
Beitrag	30,00	Pflicht	Jahresbeitrag in Euro
Zahlart	Lastschrift	Pflicht	Lastschrift, Überweisung, bar oder beitragsfrei
Kontoinhaber	Anna Beispiel	bei Lastschrift	Mandat, wenn z. B. die Eltern zahlen
IBAN	DE89 3704 0044 0532 0130 00	bei Lastschrift	Beitragseinzug
BIC	COBADEFFXXX	optional	im SEPA-Raum meist nicht nötig
Mandatsreferenz	M0425-01	bei Lastschrift	eindeutige Kennung des Mandats
Mandatsdatum	01.03.2024	bei Lastschrift	Datum der Unterschrift, Pflichtangabe beim Einzug

Ob die E-Mail-Adresse bei euch Pflicht ist, hängt von eurer Satzung ab. Lädt euer Verein laut Satzung per E-Mail ein, braucht ihr sie von allen, die so eingeladen werden.

In der Excel-Vorlage gibt es für Status und Zahlart Auswahllisten mit genau diesen Werten. Die beiden Beispielzeilen löscht ihr vor dem Ausfüllen.

Was die DSGVO erlaubt

Für alles, was die Mitgliedschaft erfordert, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Was erforderlich ist, ergibt sich aus Satzung und Vereinszweck. Dazu kommt der Grundsatz der Datenminimierung: Daten müssen auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt sein (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Geburtsdatum nur mit Grund

Das Geburtsdatum braucht ihr, wenn Beiträge oder Gruppen vom Alter abhängen. Typisch sind Jugendbeitrag, Altersklassen im Sport oder Meldungen an einen Verband. Ohne solchen Zweck lasst die Spalte leer.

Glückwünsche zum Geburtstag im Vereinsblatt oder am Schwarzen Brett sind etwas anderes. Dafür braucht ihr nach Auffassung des LfDI Baden-Württemberg eine Einwilligung.

Bankdaten nur bei Lastschrift

Kontoinhaber, IBAN und Mandatsdaten tragt ihr nur bei Mitgliedern ein, die per Lastschrift zahlen. Bei allen anderen Zahlarten bleiben die Felder leer. Die Bankdaten gehören nicht in Listen für Trainer oder Gruppenleitungen.

Telefon und Fotos

Die Telefonnummer ist für die Mitgliedschaft meist nicht zwingend nötig. Fragt sie als freiwillige Angabe ab und kennzeichnet sie so im Aufnahmeantrag. Fotos gehören nicht in die Mitgliederliste. Für Porträtfotos etwa auf der Website braucht ihr in der Regel eine Einwilligung.

Wer die Liste sehen darf

Gebt jeder Person nur die Spalten, die sie für ihr Amt braucht. Die Kasse braucht Bankdaten, die Trainerin Namen und Kontaktdaten ihrer Gruppe. Eine Gesamtliste mit allen Spalten sollten nur wenige Personen im Vorstand haben.

Rolle	Sinnvolle Spalten
Vorsitz, Mitgliederverwaltung	alle Spalten
Kasse	Name, Beitrag, Zahlart, Bank- und Mandatsdaten
Trainer, Gruppenleitung	Name, Gruppe, Kontakt, ggf. Geburtsdatum
Alle Mitglieder	keine Liste ohne Einwilligung

Mitgliederliste an Mitglieder herausgeben

Eine Kontaktliste aller Mitglieder an alle zu verteilen, ist laut BayLDA in aller Regel nur mit Einwilligung zulässig. Davon zu unterscheiden ist der Anspruch eines einzelnen Mitglieds auf Einsicht.

Der BGH hat 2010 entschieden: Ein Mitglied kann die Mitgliederliste einsehen, wenn es ein berechtigtes Interesse hat (Beschluss vom 21.06.2010, II ZR 219/09). Überwiegende Belange des Vereins oder der Mitglieder dürfen nicht entgegenstehen. Ein klassischer Fall ist das Minderheitenrecht nach § 37 BGB. Ohne andere Satzungsregel kann ein Zehntel der Mitglieder eine Mitgliederversammlung verlangen. Um Unterstützer zu sammeln, braucht das Mitglied die Adressen der anderen.

Ende 2025 hat der BGH nachgelegt (Urteil vom 10.12.2025, II ZR 132/24). Ein Mitglied eines Sportvereins wollte vor einer Mitgliederversammlung Widerstand gegen den Verkauf von Vereinsgrundstücken organisieren. Der Verein hätte ihm die E-Mail-Adressen der anderen Mitglieder herausgeben müssen.

Die Kernaussagen des Urteils:

• Die Herausgabe ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zulässig, weil sie zur Wahrnehmung der Mitgliedschaftsrechte erforderlich ist.
• Eine Zusage beim Eintritt, die Adressen nur zur Verwaltung zu nutzen, steht dem Anspruch nicht entgegen.
• Der Verein darf das Mitglied nicht darauf verweisen, dass der Vorstand Schreiben nur weiterleitet.

Prüft jede Anfrage im Einzelfall: Welches Interesse wird genannt, und welche Daten sind dafür nötig? Gebt nur das heraus, in der Regel Namen und Kontaktdaten, aber keine Bank- oder Geburtsdaten. Dokumentiert Anfrage und Entscheidung. Mehr zu Rechtsgrundlagen und Informationspflichten steht im Ratgeber Datenschutz im Verein.

Löschen nach dem Austritt

Nach dem Austritt löscht ihr die Daten, sobald ihr sie nicht mehr braucht (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Setzt den Status zuerst auf „ausgetreten“ und klärt offene Beiträge. Danach entfernt ihr Kontaktdaten, Bankdaten und freiwillige Angaben.

Länger aufbewahren müsst ihr nur, was gesetzlichen Fristen unterliegt. Buchungsbelege zu Beiträgen, etwa Lastschriftdateien und Kontoauszüge, bewahrt ihr 8 Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Alle Fristen im Überblick findet ihr im Ratgeber Aufbewahrungsfristen im Verein.

Legt eure Löschfristen schriftlich fest und löscht mindestens einmal im Jahr. Der LfDI Baden-Württemberg nennt in seinem Muster für das Verarbeitungsverzeichnis beispielhaft eine Löschung zwei Jahre nach Ende der Mitgliedschaft.

Excel-Tipps für eine saubere Liste

Eine saubere Liste spart euch später viel Arbeit, vor allem beim Import in eine Vereinssoftware.

• Eine Zeile pro Mitglied. Familien tragt ihr als einzelne Mitglieder ein und verbindet sie über die Gruppe oder den Beitrag.
• Eine Kopfzeile, keine Leerzeilen. Die Spaltennamen stehen nur in Zeile 1.
• Keine zusammengeführten Zellen. Sie brechen Sortieren, Filtern und jeden Import.
• Datum als TT.MM.JJJJ. Also 01.03.2024, nicht „März 24“ oder „1.3.“.
• PLZ und Mitgliedsnummer als Text. Sonst streicht Excel führende Nullen, aus 01067 wird 1067. In unserer Vorlage sind alle Zellen bereits als Text formatiert.
• Status statt Löschen. Ausgetretene bekommen den Status „ausgetreten“, bis ihr sie nach eurer Löschfrist entfernt.
• Beitrag als Zahl. Ohne Eurozeichen, mit Komma als Dezimaltrennzeichen.
• Als CSV UTF-8 speichern. Wählt in Excel unter „Speichern unter“ den Dateityp „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“. So bleiben Umlaute erhalten.

Die Vorlage passt direkt zum CSV-Import von Eulenwart. Speichert eure ausgefüllte Liste als CSV und ladet sie in Eulenwart unter Mitglieder → Import hoch. Danach können eure Mitglieder ihre Daten selbst im Mitgliederbereich pflegen.

Wo Excel an Grenzen stößt

Für den Anfang reicht eine Excel-Liste. Wächst der Verein, werden die Schwächen deutlich:

• Versionen: Nach ein paar Mails gibt es „Mitglieder_neu_final2.xlsx“, und niemand weiß, welche Datei stimmt.
• Zugriff mehrerer Personen: Wer bearbeitet gerade? Gleichzeitige Änderungen gehen leicht verloren.
• Keine Rollen: Wer die Datei hat, sieht alle Spalten, auch die IBAN.
• Passwortschutz: Ein Kennwort schützt die Datei, aber nur, wenn ihr es sicher weitergebt. Ein Blattschutz verhindert nur Änderungen, nicht das Lesen.
• Private Geräte: Kopien auf privaten Laptops und in Mail-Postfächern lassen sich kaum noch löschen.

Wenn ihr bei Excel bleibt, legt die Datei an einem zentralen, geschützten Ort ab. Verschickt sie nicht per E-Mail und gebt Teillisten statt der Gesamtliste weiter.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.